DLACZEGO UCZYMY MŁODZIEŻ ZASAD KORESPONDENCJI?

W świecie krótkich wiadomości, skrótów i komunikacji prowadzonej niemal wyłącznie za pomocą telefonu łatwo zapomnieć, że sposób, w jaki zwracamy się do drugiego człowieka, jest częścią kultury osobistej. Młody człowiek może sprawnie posługiwać się komunikatorami, a jednocześnie nie wiedzieć, jak napisać wiadomość do nauczyciela, dyrektora, profesora czy przedstawiciela instytucji.

Dlatego nauka korespondencji służbowej nie jest jedynie ćwiczeniem z języka polskiego. To także lekcja kultury komunikacji, odpowiedzialności i szacunku wobec drugiego człowieka. W Akademii Królowej Jadwigi dbamy o to, aby dziewczęta potrafiły nie tylko powiedzieć, co myślą, ale również zrobić to w sposób właściwy wobec osoby, do której się zwracają.

Współczesna młodzież komunikuje się przede wszystkim za pomocą wiadomości elektronicznych. Szybkie wiadomości, skróty i język używany w mediach społecznościowych są naturalną częścią codzienności. Jednak nie każda sytuacja wymaga takiego samego sposobu komunikacji.

Chcemy, aby młodzi ludzie potrafili rozpoznać różnicę między wiadomością wysłaną do kolegi a oficjalnym e-mailem skierowanym do nauczyciela, dyrektora, pracodawcy czy przedstawiciela instytucji.

To nauka nie tylko języka, ale również kultury komunikacji, odpowiedzialności i szacunku wobec drugiego człowieka.

Jednym z ważnych elementów oficjalnej korespondencji są zwroty grzecznościowe. Parę lat temu syn opowiedział mi pewną historię ze studiów. Pod koniec semestru profesor prowadzący zajęcia poprosił, żeby prace zaliczeniowe przesyłać elektronicznie. Natomiast zastrzegł, że jeżeli otworzy wiadomość, która będzie rozpoczynać się zwrotem „Witam”, taki mejl znajdzie się natychmiast w koszu. Myślę, że studenci zapamiętają tę lekcję do końca życia.

Niestety sama bardzo często otrzymuję mejle pełne błędów, bylejakości i widzę, że potrzeba edukacyjna w tym zakresie jest wielka.

W Akademii zależy nam na tym, aby dziewczęta rozumiały, że sposób, w jaki się komunikujemy, wpływa na to, jak jesteśmy odbierani. Każde pismo i każdy email wysłany do drugiego człowieka stanowi wizytówkę autora. Czytając email wyobrażamy sobie osobę po drugiej stronie. Czy jest staranna, rzetelna, czy ma dobre maniery?

W zależności od osoby, do której kierujemy wiadomość, stosujemy inne formy. Młody człowiek powinien wiedzieć, kiedy właściwe będzie „Szanowna Pani”, kiedy „Szanowna Pani Profesor”, a kiedy inna forma odpowiadająca funkcji lub stanowisku adresata. Takie szczegóły uczą szacunku wobec drugiego człowieka i respektowania jego miejsca w danej relacji. Dziewczęta poznają m.in. zasady zwracania się do dyrektora, profesora, ministra, prezydenta miasta czy innych osób pełniących określone funkcje.

Oficjalna korespondencja wymaga innego języka niż rozmowa z rówieśnikami. Dlatego uczymy młodzież rozpoznawać sytuacje, w których potrzebny jest bardziej formalny i uprzejmy sposób wypowiedzi. Nie chodzi o tworzenie dystansu dla samego dystansu. Chodzi o świadomość języka i umiejętność dostosowania go do sytuacji.

Znajomość zasad korespondencji przydaje się już podczas edukacji, a później również w życiu zawodowym. Dobrze napisany e-mail może być potrzebny przy kontakcie ze szkołą, uczelnią, pracodawcą, urzędem czy organizacją. Jednym z elementów nauki korespondencji jest poznawanie zasad tworzenia oficjalnych wiadomości.

Dziewczęta w Akademii dowiadują się między innymi:

• jak rozpocząć oficjalny e-mail,
• jak dobrać odpowiedni zwrot grzecznościowy,
• jak jasno przedstawić cel wiadomości,
• jak poprosić o informację lub odpowiedź,
• jak zakończyć korespondencję,
• jak podpisać wiadomość,
• jakich błędów językowych unikać.

To konkretne umiejętności, które mogą przydać się już podczas edukacji, a później również w życiu zawodowym.

Sama znajomość odpowiednich zwrotów nie wystarczy. Ważny jest również sposób formułowania myśli. Komunikacja wymaga również umiejętności precyzyjnego formułowania myśli.

W korespondencji służbowej dziewczęta poznają zasady dotyczące m.in. unikania:

• języka potocznego,
• żargonu,
• niejednoznacznych sformułowań,
• wielokrotnych przeczeń,
• zbyt długich zdań,
• nadmiernego używania zapożyczeń,
• zbyt kategorycznych określeń, takich jak „zawsze” czy „nigdy”.

To zajęcia, które wykraczają poza samo napisanie listu. Uczymy precyzyjnego wyrażania własnych myśli.

Na koniec warto zapamiętać kilka podstawowych zasad:

• Każdą oficjalną wiadomość zaczynamy odpowiednim zwrotem grzecznościowym.
• Język dopasowujemy do odbiorcy i sytuacji.
• Unikamy języka potocznego, żargonu i niejasnych sformułowań.
• Piszemy krótko, konkretnie i zrozumiale.
• Dbamy o odpowiednie zakończenie wiadomości.
• Podpisujemy się imieniem i nazwiskiem.
• Przed wysłaniem dokładnie czytamy tekst.
• Pamiętamy, że również e-mail jest formą oficjalnej komunikacji.

To właśnie takie praktyczne kompetencje chcemy rozwijać u młodzieży – aby wiedza zdobywana w Akademii miała swoje miejsce również w realnym życiu.

W Akademii zależy nam na tym, aby wiedza i umiejętności zdobywane przez dziewczęta miały zastosowanie poza zajęciami. Kultura korespondencji jest jednym z takich praktycznych obszarów.

Umiejętność prowadzenia korespondencji elektronicznej w sposób rzeczowy i uprzejmy, pozwala na dobry i owocny kontakt z nauczycielem, uczelnią, pracodawcą czy instytucją.

W Akademii Królowej Jadwigi łączymy informację z formacją, a rozwój intelektualny z kształtowaniem charakteru. Zależy nam na tym, aby dziewczęta były dobrze przygotowane nie tylko do kolejnego etapu edukacji, ale również do samodzielnego i odpowiedzialnego życia.

Nauka kultury języka, zasad korespondencji i dobrych manier jest jednym z wielu elementów tak rozumianego wychowania.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz PROGRAM.